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StartseiteMarktplatzHilfen gegen das tägliche Chaos gesucht17.03.2016

Das papierlose BüroHilfen gegen das tägliche Chaos gesucht

Egal ob in der Firma oder am heimischen Schreibtisch, Ordnung zu halten bei Dokumenten, Rechnungen und Unterlagen ist nicht immer einfach. Das papierlose Büro scheint da ein Traum - und er wird es wohl auch bleiben, wie ein Ausflug auf die Computermesse CeBIT zeigt.

Von Alexander Budde

Ein Sessel steht hinter einem Schreibtisch. ( imago/Horst Rudel)
Das papierlose Büro bleibt wohl Zukunftsmusik. ( imago/Horst Rudel)

Ich halte keine Ordnung, meine Talente liegen anderswo. Aktenführung und Buchhaltung: delegiert an meine Frau - die klügste Entscheidung, die ich bisher als Freiberufler getroffen habe.

"Sag mal, die Inspektion für den Honda … hast Du daran gedacht?"

"Ja, und zwar habe ich mir das gleich in meinen Kalender eingetragen. Ich mache immer bei allen Terminen einen Eintrag in meinen virtuellen Kalender, den ich in meinem Handy bei mir trage, der synchronisiert ist."

Schwieriger ist es mit Dokumenten, die meine Frau per E-Mail und Post bekommt. Wir treten ans Regal im Heimbüro. Der Blick schweift über eine Galerie von Hebelheftern und Hängeordnern, der Vorgang "Steuer" rot markiert.

"Manche drucke ich aus und verfrachte sie in Ordner. Andere versuche ich im virtuellen Karteikasten in meinem Computer zu hinterlegen. Und habe dann zugegebenermaßen immer wieder das Problem, dass ich die Sachen wiederfinden muss. Ich arbeite eigentlich mit den Funktionen: Wann habe ich etwas erstellt und wie habe ich es benannt? Und leider ist das hier keine vorbildliche Ordnung!"

Dokumente in die Cloud?

Ich habe genug gehört, suche Rat auf der CeBIT: Pepper, der kleine Service-Roboter schaut mitfühlend aus großen Kulleraugen – eine Hilfe im Kampf gegen die Datenflut ist er nicht. Ich bin noch immer der haptische Typ, bevorzuge beim Lesen Greifbares, schmücke Textzeilen gern mit dem Marker, um sie besser verdaulich zu machen.

"Das absolut papierlose Büro wird es sowieso niemals geben! Es wird immer ein paar Notizen geben, aber die wichtigen Dokumente, die auch lange Zeit vorgehalten werden müssen, die an einem zentralen Ort ohne unzählige Kopien und ohne Kaffeeflecken und ohne Eselsohren mal abzulegen, das ist schon durchaus sinnvoll – und das geht am besten über die Cloud", rät mir dieser Profi – und zieht lässig sein Smartphone aus der Anzugtasche: "Ich habe eine ganz kleine geschmeidige App, klicke hier auf das Pluszeichen und kann dann zusätzlich das Dokument hinzufügen. Ich habe jetzt vor mir die Einladung zu einer Veranstaltung liegen. Die fotografiere ich ganz einfach ab, benenne das hier. Und kann dann ganz einfach über diesen Button mit einem Fingerzeig hochladen. Und in diesem Moment ist das Ding revisionssicher, rechtskonform archiviert. Und ich kann, egal wo ich gerade bin, darauf zugreifen!"

Manche Dinge guckt man nie wieder an

Doch in der schönen neuen Welt der Algorithmen lauern Gefahren, die dieser Beistehende zumindest nicht unerwähnt lassen will. "Da würde ich eher Vorsicht walten lassen, im Grunde genommen, aufgrund der Zugriffe von außen! Mit Cloud-Systemen, wenn ich jetzt auch meinem IT-Sicherheitsfachmann Glauben schenken darf: Vorsicht!"

Auch Reduktion ist ein Beitrag zum geordneten Überblick, sagt er, mit einem müden Lächeln im Gesicht: "Es ist genauso wie mit Papier. Ich packe unglaublich viel in irgendwelche Mappen und Ordner. Sie werden´s erlebt haben: Manche Dinge gucken Sie nie wieder an, die hätten Sie auch gleich wegschmeißen können."

Smarte Algorithmen zum kontrollierten digitalen Vergessen – auch daran arbeiten die Erfinder gerade. Die perfekte Lösung für daheim - ich werde sie weiter suchen.

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