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StartseiteMarktplatzScannen für die Großen17.03.2016

Digitales DokumentenmanagementScannen für die Großen

Bei großen Firmen oder Behörden gehen zum Teil täglich Hunderttausende Schriftstücke ein. Damit die Post einfacher am Computer bearbeitet werden kann, wird sie eingescannt - mit Geräten, die mehr als 1.000 Seiten in der Minute erfassen. Da wird der Home-Scanner ganz blass vor Neid.

Von Manfred Kloiber

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CeBIT Halle 3 - hier schaue ich mich um, denn hier soll es die ganzen DMS-Systeme geben. Am Stand vom Innotec, einem hessischen Hersteller von Hochleistungsscannern, informiere ich mich über Digitales Dokumenten Management, also über die vollelektronische Bearbeitung eingehender Geschäftspost. Ein dicker Stapel geöffneter Briefe liegt im Bauch des Scanners, so groß wie ein kleiner Kleiderschrank. Dann geht’s los. Klaus Brinner von Innotec drückt auf den Knopf: "Der Große hier, der verarbeitet also 600 Blatt pro Minute. Das macht er vorder-rückseitig, das heißt also 1.200 Seiten pro Minute, die wir erstellen können mit dem System."

Solche Hochleistungsscanner stehen meist bei spezialisierten Dienstleistern, die die Postbearbeitung für große Firmen und Behörden übernehmen. Da kommen schnell 100.000 bis 200.000 Schriftstücke pro Tag zusammen, erklärt Winfried Bergner. Er ist der Geschäftsführer der SCE GmbH in München, die Software für das Dokumentenmanagement anbietet.

"Unsere Lösung beginnt eigentlich mit dem Prozess, dass die Doumente gescannt werden, das heißt also, wir legen die Dokumente als Imageformat ab, meistens als PDF-Format. Danach werden die Dokumente über eine OCR-Erkennung klassifiziert und indiziert. Das heißt also, wir bilden Indexbegriffe, die wir nachher dem Dokument mitgeben können, so dass man nachher im Unternehmen aufgrund dieser Indexbegriffe die Dokumente einfach finden kann."

Nur bei Kaffeeflecken muss nachgearbeitet werden

Das geht fast vollautomatisch, denn die OCR, die optische Buchstabenerkennung, funktioniert bei den meisten gedruckten Dokumenten reibungslos. Nur wenn Kaffeeflecken oder Haftnotizen das Aktenzeichen oder den Absendernamen überdecken, dann muss nachgearbeitet werden. Auch bei handgeschriebenen Dokumenten müssen oft Menschen Kundennummern oder Geschäftszeichen zuordnen. Dann aber stehen die Dokumente zur elektronischen Bearbeitung bereit. Und das Papier, es wandert für Jahre in große Kisten, die in noch größeren Lagern verschwinden und die erst wieder angepackt werden, wenn es unbedingt sein muss. "Das ist in der Tat ein ganz schwieriges Problem, weil, wenn ich es in der Kiste drin hab, dann ist es in natürlich einem großen Haufen verschwunden. Ganz am Ende des Tages müssen sie aber die Kiste durchsuchen und das Dokument heraussuchen."

Das wiederum hört sich sehr mühsam an. In Halle 5 treffe ich Marc Bartsch, dessen Berliner Firma Thax eine andere Lösung des Problems anbietet. Bei Fidentity bleibt das Papier im Unternehmen, auch wenn es digital erfasst wurde. Aber es wandert in einen Aktendeckel mit elektronischer Kennung, dem Transponder: "Ich kann diese Akte sofort am Bildschirm auch öffnen, das heißt, das elektronische Pendant, das dazu gehört. Ich muss das Aktenzeichen nicht eingeben. Und durch die Kennzeichnung der Papierakte mit dem Transponder wird also eine nahtlose Verbindung zwischen Papier und EDV geschaffen."

So können zum Beispiel Ausdrucke reduziert werden, weil elektronische Dokumente beim Bearbeiten der Papierakte sofort auf dem Bildschirm angezeigt werden. Und auch das Suchen von Dokumenten wird deutlich einfacher. Denn die Software weiß, wo genau die Akten-Stapel liegen. "Es gibt in jedem Raum ein Lesegerät. Und innerhalb sind die Akten dann diesem Raum zugeordnet. Später wenn ich eine Akte suche, gebe ich also das Aktenzeichen in den Computer ein und ein Raumplan zeigt mir an, wo ich diese Akte finde."

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