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StartseiteVerbrauchertippUnterlagen und Belege nicht unnötig horten31.07.2019

AufbewahrungsfristenUnterlagen und Belege nicht unnötig horten

Übers Jahr hinweg sammeln sich jede Menge Belege und Unterlagen an. Manche Rechnungen sind für die Steuererklärung relevant, andere können im Garantiefall entscheidend sein. Was genau sollte man aufbewahren und wann können bestimmte Dokumente entsorgt werden?

Von Astrid Wulf

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Viele Unterlagen sind auf einem Tisch verteilt. Von oben kommen Arme, die an diesem Tisch Notizen machen. (imago stock&people)
Handwerkerrechnungen sollten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden, andere Unterlagen können theoretisch weggeschmissen werden, sobald die Steuererklärung durch ist. (imago stock&people)
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Arztrechnungen, Handwerkerrechnungen, Verträge, Zeugnisse, Arbeitsverträge, Kreditverträge, Mietverträge: So viele volle Ordner für so viele Unterlagen – teils Jahrzehnte alt. Ist das überhaupt nötig? Formal gesehen nicht, sagt Steuerberater Christian Backmann. Für Privatleute, die weniger als 500.000 Euro im Jahr verdienen, gelten zumindest so gut wie keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. 

"Der einzige Punkt, der eine Ausnahme darstellt, sind Handwerkerrechnungen. Das heißt, wenn man Handwerker für sein Haus oder die Mietwohnung beauftragt, diese Rechnungen müssen zwei Jahre aufbewahrt werden."

Urkunden und Verträge sicher aufbewahren

Der Grund dafür ist der Kampf gegen Schwarzarbeit. Der Lohnsteuerhilfeverein empfiehlt, Handwerkerrechnungen sogar drei Jahre lang aufzubewahren, falls es Streit gibt. Beim Steuerbescheid gilt: Ist er vorläufig oder will man gegen den Bescheid Einspruch einlegen, sollte man die Belege dazu unbedingt aufbewahren. Ist der Steuerbescheid in Ordnung, können die Unterlagen theoretisch weggeschmissen werden. Klar: Wichtige Urkunden wie Geburts- und Heiratsurkunden schmeißt man auch nicht weg, genau wie Versicherungspolicen und wichtige Verträge: 

"Hauskauf, Wohnungskauf, Autokauf – solange man im Besitz ist, sollte man das im Original aufbewahren." 

Steuerberater Backmann empfiehlt auch Rentenbescheide, Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeugnisse und auch Schulzeugnisse zumindest bis zur Beantragung der Rente zusammen zu halten. 

"Gehaltsabrechnungen – mein Tipp – sollte man auch aufbewahren, weil es bei Rentenbeantragung Probleme geben kann, bei Fehlzeiten. Da ist es besser, wenn man die Originale vorliegen hat." 

Auch bei Kontoauszügen gibt es für Privatleute keine Pflicht, sie aufzubewahren, der Lohnsteuerhilfeverein empfiehlt allerdings, es für drei Jahre zu tun, um bei Bedarf schnell Zahlungen nachweisen zu können. Sie können zwar auch bei den Banken nachgefordert werden – doch das kostet – für den Nachdruck eines älteren Auszugs nimmt die Volksbank zum Beispiel 7,50 Euro. 

Im Streitfall ist das Original entscheidend

Die Idee, alle wichtigen Unterlagen zu digitalisieren und sich vom Papierkram zu befreien, klingt gut. Steuerberater Christian Backmann rät allerdings davon ab. Er empfiehlt für den schnellen Zugriff alle wichtigen Unterlagen einzuscannen. Wenn es darauf ankommt, zählt seiner Erfahrung nach jedoch immer das Original. 

"Im Zweifel – wenn es um Verträge geht, wenn es um Streitigkeiten geht -   wenn es um Garantiefälle geht, wenn man sich etwas kauft, wird eine Kopie nie ausreichen, um seinen Anspruch geltend zu machen. Die Gegenseite wird immer sagen: Wir brauchen das Original, weil alles, was kopiert wird oder elektronisch erzeugt wird, ist anfällig der Manipulation." 

Also: Wichtige Policen, Verträge, Urkunden, Kontoauszüge und alles, was bei Garantiefällen wichtig werden könnte oder bei der Beantragung der Rente helfen kann, sollte man besser aufheben. Und unbedingt alle Papiere, die - wenn sie einem nach Jahren wieder in die Hände fallen – ein Lächeln ins Gesicht zaubern. 

"Da gibt es eine ganze Menge. Zeugnisse, Geburtsurkunden, alte Geburtsurkunden. Von Eltern, Großeltern, aus dem vorigen Jahrhundert, bei mir hängt da schon noch ein bisschen was dran."

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