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StartseiteComputer und KommunikationKein Ersatz für den Archivar19.09.2009

Kein Ersatz für den Archivar

Elektronisches Dokumentenmanagement im Zeitalter des Web 2.0

Software.- Die Branche des Dokumentenmanagements verspricht viele, vielleicht zu viele Neuerungen, die die tägliche Arbeit mit elektronischen Dokumenten verbessern sollen. Was davon realistisch ist und was allenfalls warme Luft, erklärt Wissenschaftsjournalist Peter Welchering im Interview.

Das papierlose Büro werden auch neue Technologien des Dokumentenmanagements wohl kaum herbeiführen.  (Stock.XCHNG / Gaston Thauvin)
Das papierlose Büro werden auch neue Technologien des Dokumentenmanagements wohl kaum herbeiführen. (Stock.XCHNG / Gaston Thauvin)

Manfred Kloiber: Die Technologien der sozialen Netzwerke sollen also den Unternehmen aber auch dem Dokumentenmanagement neue Impulse geben. Die Branche spricht mal wieder von einem Paradigmenwechsel. Dabei waren ja die Anbieter von Software für das Dokumentenmanagement nie so besonders bescheiden oder zurückhaltend, was das Formulieren von großen Zielen angeht. Das papierlose Büro ist dafür ein gutes Beispiel: Wird das mit dem Web 2.0 im Unternehmen und im Dokumentenmanagement ähnlich laufen wie mit dem papierlosen Büro, Peter Welchering?

Peter Welchering: Naja, in einigen Bereichen wird das ganz bestimmt so sein. Denn wenn man sich die unglaublich ambitionierten bis teilweise vollkommen überzogenen Ziele etwa bei der Text-Argregierung anhört, dann kann man ja durchaus geneigt sein, diese großartigen Versprechen so ein bisschen unter die Kategorie abzulegen papierloses Büro. Also gut gemeint, viel versprochen aber wenig dahinter und dumm gelaufen. Text-Argregierung gilt ja momentan als eine Art Zaubermethode, bei der aus bestehenden Texten, die eben aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden, zunächst eine Inhaltstruktur erstellt wird und danach wird dann diese Struktur, Inhaltsstruktur mit Content, also mit Inhalt gefüllt. Und dieser Inhalt wiederum, der kommt ja aus unterschiedlichen Quelldokumenten, wird aus unterschiedlichen Dokumenten entnommen. Und weil sich diese unterschiedlichen Dokumente ja inhaltlich eben voneinander unterscheiden, da ist ja keins so wie das andere, und alle weichen im Inhalt ein bisschen voneinander ab, werden eben diese Inhalte abgeglichen und ergänzt. Und so entsteht dann eine neue Textqualität. Einige Nachrichtenportale arbeiten ja mit dieser Technologie und im Dokumentenmanagement verspricht man sich davon beispielsweise eine wesentliche Qualitätsverbesserung von Handbüchern oder aber auch sehr, sehr viel Erleichterung beim Umgang mit electronic mail und vor allem mit der Archivierung von electronic mail. Also hier gibt’s dann durch die Integration von Web 2.0-Technologien durchaus Produktivitätsfortschritte. Nur die werden leider teilweise durch unrealistische Versprechen ein wenig überdeckt. Etwa die komplette inhaltliche Erschließung von Texten durch Web 2.0-Technologien. Das scheint ein etwas zu weit gehendes Versprechen zu sein.

Kloiber: Welche Web 2.0-Technologien gelten denn als besonders aussichtsreiche Kandidaten in der Produktivitätssteigerung im Dokumentenmanagement?

Welchering: Ja, das sind erstaunlicher Weise, auf das Dokumentenmanagement bezogen, doch so eher randständige Technologien. Das wurde auch auf den Kongressen der letzten Monate sehr deutlich. Großes Interesse beispielsweise gibt es in den Unternehmen, etwa an Unternehmens-Wikis, die das in vielen Abteilungen und Projektgruppen vorhandene Wissen dann eben strukturiert zusammenfassen und zur Verfügung stellen. Und da sind dann auch Erweiterungen der Methoden von Seitenbeschreibungssprachen sehr gefragt und werden auch sehr, sehr positiv eingesetzt. Und dann geht’s natürlich auch um die crossmediale Umsetzung von Textstrukturen. Beispielsweise für die Umsetzung bei Bildern. Wenn etwa ein Bild vorgelesen und beschrieben wird und so etwas schon teilweise automatisch generiert werden kann. Vor allen Dingen bei solchen Mulitmedia-Messages hat das in den letzten Monaten eine gewisse Beliebtheit in solchen Bereichen wie etwa Zeichnungen, Konstruktionsskizzen und ähnlichem erfahren. Ja und natürlich verbessert das auch die Barrierefreiheit im Dokumentenmanagement, etwa für behinderte Menschen. Wo immer es also um die formale Aufbereitung von Textstrukturen und wo immer es um deren crossmediale Umsetzung für verschiedene Ausgabeformate geht, da sind dann die für Wikis ursprünglich mal entwickelten Technologien, die Technologien, die für Suchagenten erstellt wurden, oder Technologien für Forumsdatenbanken oder für die Archivierung von Mail übertragbar, anwendbar - und die können wirklich helfen. Wo es aber um gewagte Hypothesen und Visionen geht, da muss die Branche dann doch eher aufpassen. Und da passt sie im Augenblick zu wenig auf einfach. Denn Web 2.0-Technologien werden weder zum papierlosen Büro führen noch werden sie die Arbeit von Redakteuren, Bibliothekaren oder Archivaren eben bei der inhaltlichen Anreicherung oder bei der inhaltlichen Erschließung überflüssig machen. Dass die Dokumentenmanagement-Branche aber hier ein bisschen unvorsichtig Szenarien entwickelt und kommuniziert, das macht eben die Akzeptanz von IT-gestützten Methoden des Dokumentenmanagements nicht gerade einfacher.

Kloiber: Aber insgesamt gesehen: Wie verändert das Web 2.0 das Dokumentenmanagement?

Welchering: Da kann man glaube ich zwei Richtungen vor allen Dingen sehr, sehr stark machen. Zum einen: Dokumentenmanagement wird durch die Anreicherung von Web 2.0-Technologien endlich den Durchbruch und die Produktivitätsfortschritte bei der gesamten Verwaltung, Archivierung, Bearbeitung von electronic mail bringen auf die die Branche schon sehr sehr lange wartet. Und das Zweite: Dokumentenmanagement richtet sich gerade sehr stark crossmedial aus. Das bedeutet keine Abkehr vom Dokument als dem Kernelement der entsprechenden Methoden. Da hat man ja mal gesagt, Dokumente, Texte spielen eigentlich keine Rolle mehr. Viel mehr ändert sich der Dokumentenbegriff gerade und wird von der ursprünglichen Verengung auf Texte eben ein wenig abgelöst. Also Videosequenzen, Audiopotcasts, Audio-Slideshows, die müssen in die Systeme fürs Dokumentenmanagement integriert werden. Und diese Integration, die profitiert von den Web 2.0-Technologien ganz Zweifelsohne. Aber der Integrationserfolg wird eben ein Stück weit gefährdet, wenn sich etwa unseriöse Szenarien in die Diskussion einfach so einschleichen. Und da müssen eben die Beteiligten auch und vor allen Dingen die Anbieter von Dokumentenmanagement-Software ein bisschen vorsichtiger und sensibler agieren.

Kloiber: Welche Szenarien meinen Sie?

Welchering: Ein Beispiel: Metadaten zur inhaltlichen Beschreibung und Erschließung von crossmedialen Dokumenten, die helfen etwa bei der Auswertung und Archivierung oder der Suche nach Mail, Video, Audio und so weiter. Da kann man sehr gut mit arbeiten. Aber wenn die Diskussion dann in die Richtung geht: Demnächst werden wir diese Auswertung vollautomatisch ohne Menschen machen, also der humanoide Anteil geht gegen null, dann ist es eben unseriös und davor sollte man sich ein Stückweit hüten.

Kloiber: Peter Welchering über Dokumentenmanagement in Theorie und Praxis. Besten Dank.

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