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StartseiteVerbrauchertippBei Aktenvernichtern auf DIN-Normen achten20.03.2020

Schreddern und zerkleinernBei Aktenvernichtern auf DIN-Normen achten

Die Steuererklärung von vor 20 Jahren, alte Rechnungen oder Belege: Irgendwann sollen die Aktenberge verschwinden - entweder digitalisiert werden und dann in die Tonne oder sofort weg. Dabei ist es ratsam, bei den Aktenvernichtern auf "genormte Zerkleinerungsstufen" zu achten.

Von Ann-Kathrin Stracke

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Geschredderte Papierschnipsel liegen zur Vernichtung in einem Sack bereit. Foto: Volkmar Heinz | Verwendung weltweit (dpa-Zentralbild)
Wichtig ist, in welchem Abstand Papiere geschnitten werden müssen (dpa-Zentralbild)

Sie stehen jahrelang in den Regalen und sollen dann plötzlich weg - die Rede ist von Akten. Einige Menschen wollen sie noch digitalisieren, bevor sie diese in den Aktenvernichter stecken oder, sollten es größere Mengen sein, sie an eine Firma weiter geben, die ihre Akten dann spurlos vernichtet.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, kurz BSI, rät Verbrauchern auf sogenannte DIN-Normen zu achten, wenn sie sich einen Aktenvernichter kaufen wollen. Dabei gehe es vor allem um die "genormte Zerkleinerungsstufe", so nennt es das BSI. Das ist eine Sicherheitsstufe, die für die Zerkleinerung von Akten in Deutschland angewandt wird.

Mathias Hufländer, Anwalt bei der Verbraucherzentrale in Bremen, rät den Kunden, diese DIN-Normen zu berücksichtigen, um Akten spurlos zu vernichten.

"In den DIN-Normen steht genau drin, in welchem Abstand Papiere geschnitten werden müssen, damit sie hinterher nicht wieder hergestellt werden können. Wenn es sicher geschreddert worden ist, kann es auch in den Papiermüll gegeben werden."

Digitalisierung von Akten ausbauen

Akten zu vernichten betrifft nicht nur einzelne Verbraucher, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen sowie große Konzerne gleichermaßen. Es gibt Unternehmen, die sich genau darauf spezialisiert haben. Auch hier gelten strenge Sicherheitsstufen, erklärt Walter Passmann, Geschäftsführer der documentus Köln GmbH.

"Wo beginnen die Sicherheitsbereiche, wie werden die Zugänge gesichert, wie wird protokolliert, wer sich zu welchem Zeitpunkt in welchem Sicherheitsbereich aufgehalten hat."

Das Ziel des Unternehmens sei es zudem, die Digitalisierung von Akten auszubauen. Bei dieser Tätigkeit unterliegen sie der europäischen DSGVO und sind zudem bestimmten DIN-Normen verpflichtet.

"Wir sind eben ausgerichtet mit unserer Infrastruktur große Mengen zu digitalisieren und die daraus resultierenden Daten entsprechend aufzubereiten und für die Zielsysteme der Kunden, man nennt es DMS-Systeme, so aufzubereiten, dass diese Datensätze auch direkt in diese Zielsysteme gehen."

DMS-Systeme sind sog. Daten-Management-Systeme. 20-25 Euro koste es im Schnitt einen Aktenordner digitalisieren zu lassen, so der Geschäftsführer.

Spezielle Programme und Apps für Verbraucher

Doch Daten lassen sich nicht nur durch Unternehmen digitalisieren, Verbraucher können sich auch spezielle Programme oder Apps herunterladen, um ihre Daten zu digitalisieren. Mathias Hufländer, Anwalt bei der Verbraucherzentrale in Bremen, rät den Kunden beim digitalen Archivieren von Daten auf deren Sicherheit zu achten.

"Besser lokal speichern auf einer Festplatte, die mir physisch zur Hause zur Verfügung steht, als eine digitale Lösung zu wählen."

Von einer Cloud-Lösung rät er nicht grundsätzlich ab, doch warnt er davor, sehr wichtige Daten dort zu speichern, da diese möglicherweise gehackt werden könnten.

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