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Gute VorsätzeOrdnung auf dem Schreibtisch

Zu den guten Vorsätzen, die für ein neues Jahr gefasst werden, zählt neben mehr Sport, weniger Alkohol meist auch: Ordnung halten. Doch um das Chaos auf dem Schreibtisch zu bewältigen und künftig erst gar keins entstehen zu lassen, braucht es eine Strategie.

Von Axel Schröder | 02.01.2015

Ordnung muss sein. Eine Straßenumfrage in Hamburg zeigt: Die meisten wissen um den Wert eines aufgeräumten Schreibtischs. Einige halten schon Ordnung, andere nehmen sich zumindest vor, es endlich zu schaffen:
"Wenn ich keine Ordnung habe, dann versinke ich in einem Chaos! – Disziplin! Ein bisschen Disziplin gehört dazu. Es gibt auch chaotische Menschen, die sich gut zurechtfinden in einem Chaos. Aber ich bin nicht so! – Ich habe es mir vorgenommen, weil es ja auch an der einen oder anderen Stelle Schwierigkeiten gibt. Und ich habe mir überlegt, dass ich mir Hilfe holen werde. Dass ich mir Menschen suche, die mich dabei unterstützen, Ordnung zu schaffen. Wie zum Beispiel, meine Papiere zu sortieren. Vielleicht frage ich sogar meine Mutter, denn die ist sehr ordentlich!"
Wer keine ordnungsliebenden Menschen in der Verwandtschaft hat, kann sich an Profis wie Sophie Babendererde wenden. Zu ihren Kunden zählen Firmen und Privatpersonen. Gerade im Büro ist Ordnung besonders wichtig, erklärt sie:
"In Firmen ist das absolut notwendig in meinen Augen, dass, wenn sie den Arbeitsplatz verlassen und am nächsten Tag nicht wiederkommen können, dass ein Kollege jederzeit alles finden kann. Beziehungsweise sie dann auch sagen können: "Wenn Du die und die Akte suchst, die ist da und dort!" oder "Das und das Teil liegt dort und dort!" So ist es im besten Falle."
Schritt eins: Sortieren
Schritt eins, um das Chaos zu lichten: Unterlagen und Briefe in Ablageordner sortieren, vor allem aber: aussortieren. Wegwerfen, was nicht mehr gebraucht wird. Schritt zwei: Neue Briefe und Dokumente kommen nicht mehr auf den großen Haufen wie es der "Unordnungstypus" des sogenannten "Staplers" so gerne tut, sagt Sophie Babendererde.
"Wenn ich etwas bekomme, mit der Post zum Beispiel, muss ich sofort wissen, wo ich das hinlegen kann, was ich damit machen kann. Also: Den Brief aufmachen, die Werbung in den Müll! Oder: Muss ich nur einmal lesen, kann ich dann auch wegtun. Oder muss mir nur einen Termin notieren. Und die, die ich aufbewahre, da kann ich mir in einem Hängetaschen-System oder einem anderen Ablage-System, da muss ich eine Hängetasche haben, wo genau dieser Brief zugehörig ist."
Die Hoffnung all jener Menschen, die so gerne Dokumente auf dem Schreibtisch aufstapeln, sich auf diese Weise wieder schneller den vermeintlich wirklich wichtigen Dingen im Büroalltag zuwenden zu können, sei nämlich ein Trugschluss:
"Es nervt unbewusst, weil sie immer auf diese Stapel gucken. Und wenn sie auf diese Stapel gucken, dann denken sie immer: "Oh, ich habe ja eigentlich viel zu wenig Zeit. Eigentlich wollte ich das noch lesen, eigentlich wollte ich das noch machen, eigentlich wollte ich das wegräumen!" Es ist eine ständige Mahnung daran, dass sie irgendwas tun müssen oder dass sie sich damit beschäftigen sollen. Und das ist genau das, was belastet!"
Notizbuch anstatt post-it
Und damit sich die Unordnung nicht heimlich wieder einschleicht, gibt Sophie Babendererde einen dritten Tipp: sich zu trennen von einem weitverbreiteten Hilfsmittel im Büroalltag: von kleinen Notizzetteln mit Adressen, Telefonnummern oder wichtigen Terminen.
"Ich empfehle immer: ein Notizbuch! Also keinen losen Zettel! Egal wie. Auch keine Post-ist. Das ist wirklich ein Albtraum für jeden Aufräumer. Wenn man mal einen Post-it bekommt, so kann man den auch in dieses Notizbuch reinkleben. Und ein Notizbuch ist ein wunderbares Kontrollinstrument, ob man die Dinge auch erledigt hat. Und da findet man dann auch alte Adressen, alte Telefonnummern wieder, von denen man weiß, man hat sie aufgeschrieben, man hat vielleicht nicht gleich gebraucht. Aber die sind dann immer noch da!"
So einfach kann es also sein, den Überblick zu behalten und der Zettelwirtschaft den Kampf anzusagen. Und nein, so Sophie Babendererde, Ordnung halten im Büro kostet keine Extra-Zeit, sie verschafft Zeit, die man sonst ins Aufräumen stecken müsste. Ordnung halten macht keine Mühe, sondern schafft Freiräume. Bis es soweit ist, hilft aber nur eins: Aufräumen!