Unmittelbar vor dem Beginn des neuen Jahres haben viele Menschen das Bedürfnis, mit den Dingen und Ereignissen des ablaufenden Jahres reinen Tisch zu machen. Sie wollen mit leerem Schreibtisch und klarem Kopf ins neue Jahr starten. In deutschen Unternehmen und Amtsstuben, aber auch in privaten Arbeitszimmern von manchen Freiberuflern oder Studierenden grassiert zwischen Weihnachten und Neujahr das Aufräumfieber. Die Tage, in denen das Alltagsgeschäft ruht oder gemächlich vor sich hin plätschert, nutzen viele, um in aller Ruhe herumzukramen, auszumisten und überflüssigem Ballast in Computer-Dateien und Schreibtischablagen Lebewohl zu sagen. Das ist gleichzeitig ein guter Anlass, das eigene Ordnungssystem einmal von Grund auf zu prüfen.
Jahresend-Kehraus bei Susanne Heinrich. In ihrem Arbeitszimmer in Bochum stapeln sich umgekippte Aktenordner wie eine Reihe Dominosteine. Ihr geräumiger Schreibtisch liegt voller Unterlagen. Dazwischen steht noch der Weihnachtsteller mit Orangen und Spekulatius. Ein gemütliches Chaos. Als Pressesprecherin der Bundesknappschaft, dem Sozialversicherungsträger für die Bergleute, hat Susanne Heinrich im vergangenen Jahr täglich Fragen von Journalisten beantwortet. Medienanfragen haben für die Pressesprecherin absoluten Vorrang vor anderen Dingen. Dadurch ist im Verlauf des Jahres so einiges an Unterlagen liegen geblieben, für das sie erst jetzt, wenn das Telefon nicht ständig klingelt, Zeit findet:
Erstmal ist die Zeit zwischen den Jahren gerade im Pressebereich sehr ruhig, sodass ich dann die Zeit sinnvoll nutzen kann, um aufzuräumen. Und: Ich möchte einen guten Jahresabschluss haben. Ich möchte in das neue Jahr starten - aufgeräumt, chaosfrei. Ich gehe mit einem freien Kopf für neue Aufgaben und voller Elan ins neue Jahr.
Ein paar Türen weiter wird ebenfalls gekramt und sortiert. Chefsekretärin Regina Lassen sortiert Akten aus und speichert die Daten aus dem Jahr 2004 auf CD-Rom. Frau Lassen will auf der Festplatte und in ihrem Kopf Platz schaffen für das neue Jahr.
Es gibt ziemlich viele Dinge, die man dann mal wegwerfen kann. Man ist auch froh: Viele Dinge sind dann wirklich erledigt und dann sagt man: Damit kann man abschließen. Das wird dann halt vernichtet und dann warten wir darauf, was das neue Jahr uns bringt!
Ob Chefsekretärin oder Pressesprecherin - all diese Berufsgruppen gehören zum Kundenkreis von Heidi Taeschner aus Düsseldorf. Ordnung am Arbeitsplatz anderer Leute zu schaffen, gehört für die Inhaberin einer Bürodienstleistungsfirma zum täglichen Brot. Dabei macht sie zunächst radikal "tabula rasa", wenn Sie zu Hilfe gerufen wird:
Wenn ich jetzt einen Schreibtisch aufräume oder abräume, mache ich ihn ganz leer, die Schubladen ganz leer, dann wird alles ordentlich gereinigt und dann eingeräumt, so wie man's braucht. Wir haben jetzt zum Beispiel hier diesen Schreibtisch gerade abgeräumt, alles in einen Karton gepackt und so wie ich das jetzt brauche, hole ich mir das aus diesem Karton wieder raus. Und sie werden sehen, wie wenig wir jetzt wieder brauchen.
Ist der Schreibtisch erstmal leer, empfiehlt Taeschner, sich dort nach Art der Brustschwimmer regelrecht "freizuschwimmen":
Wenn Sie wissen wollen, wie viel Platz Sie für die Arbeit überhaupt brauchen, dann setzen Sie sich vor Ihren Schreibtisch, ziehen einen Kreis mit ausgestreckten Armen. Dieser Platz sollte frei sein - nur für die Arbeit. Die andere Fläche, wo sie sowieso nicht so schnell hinkommen, da können Sie Ihre Ablagekörbchen postieren. In Griffweite muss das Telefon stehen.
Erst jetzt darf die Kiste mit den vielen Utensilien wieder hervorgeholt und der Schreibtisch bestückt werden:
Das sind die die üblichen Dinge wie Teasfilmabroller, ein Tacker, den jeder auf seinem Schreibtisch hat, ein Lineal, sehr wichtig: Büroklammern - ohne Büroklammern geht nichts - ein Locher, die Schere, Stifte in Hülle und Fülle, ein Klammerer und Brieföffner. Alles andere lassen wir erstmal drin.
Radikales Aussortieren ist das Hilfsmittel der Wahl gegen überladene Schreibtische, auf denen viele Menschen vergebens nach Unterlagen suchen. Ein weiteres Problem vieler Büromenschen ist, dass sie kein gutes System haben, nach dem sie ihre Unterlagen auf dem Schreibtisch sortieren. Und so soll es klappen:
Es müssen auf einem Schreibtisch maximal drei Körbchen stehen. Normal reicht das: Für den Eingang, für den Ausgang und was man aktuell bearbeitet und nicht sofort am selben Tag erledigen kann.
Taeschner empfiehlt, nur die Unterlagen zu dem Projekt auf dem Schreibtisch liegen zu haben, an dem man gerade arbeitet. So kann man sich auf die Sache voll und ganz konzentrieren. Hart aber wirkungsvoll: Am Ende eines jeden Arbeitstages wird komplett leer geräumt, damit der neue Tag nicht mit dem Ballast des alten beginnt. Auch wenn es darum geht, seinen Schreibtisch in eine Zettelwüste zu verwandeln empfiehlt Heidi Taeschner Disziplin.
Alle beklagen sich darüber, dass sie am Tag mit Hunderten von Notizzetteln arbeiten, die sie dann nachher verlieren und dann bleiben irgendwelche Dinge stecken, weil sie sie nicht bearbeiten können, wenn diese Notizen weg sind. Ja, und dafür gibt's natürlich das tolle Superbuch. Das ist ein ganz einfaches, gebundenes dickes Buch, das man unterteilt in zwei Spalten, "Datum" und "Was ist zu tun". Was ich abgearbeitet habe, streiche ich durch.
Die Tipps für die Ordnung auf dem Schreibtisch hören sich zunächst nach zusätzlicher Arbeit an statt nach Entlastung. Schließlich gibt es ja auch Leute, die sich nach der Devise: "Ordnung ist was für Dumme - das Genie beherrscht das Chaos" ganz gut durch den Alltag manövrieren. In diesem Zusammenhang ist es sicherlich interessant zu hören , dass die jetzige Profi-Aufräumerin Heidi Taeschner früher auch nicht so ordentlich war:
Ich bin es erst durch diese Tätigkeit geworden. Denn man kann geradezu süchtig nach Ordnung werden, wenn man nämlich weiß, wie sehr man sich damit Zeit erspart. Man findet alle auf Anhieb, man sucht nie wieder, man ärgert sich auch nicht mehr, wenn man was Wichtiges verloren hat. Ich habe natürlich bei mir angefangen. Und jetzt mache ich es eben für jeden, der das auch so ordentlich haben möchte.
Professionelle Hilfe beim Aufräumen im Büro bieten Sortierdienste in vielen deutschen Städten. Adressen findet man unter www.buero-sortierdienst.de
Jahresend-Kehraus bei Susanne Heinrich. In ihrem Arbeitszimmer in Bochum stapeln sich umgekippte Aktenordner wie eine Reihe Dominosteine. Ihr geräumiger Schreibtisch liegt voller Unterlagen. Dazwischen steht noch der Weihnachtsteller mit Orangen und Spekulatius. Ein gemütliches Chaos. Als Pressesprecherin der Bundesknappschaft, dem Sozialversicherungsträger für die Bergleute, hat Susanne Heinrich im vergangenen Jahr täglich Fragen von Journalisten beantwortet. Medienanfragen haben für die Pressesprecherin absoluten Vorrang vor anderen Dingen. Dadurch ist im Verlauf des Jahres so einiges an Unterlagen liegen geblieben, für das sie erst jetzt, wenn das Telefon nicht ständig klingelt, Zeit findet:
Erstmal ist die Zeit zwischen den Jahren gerade im Pressebereich sehr ruhig, sodass ich dann die Zeit sinnvoll nutzen kann, um aufzuräumen. Und: Ich möchte einen guten Jahresabschluss haben. Ich möchte in das neue Jahr starten - aufgeräumt, chaosfrei. Ich gehe mit einem freien Kopf für neue Aufgaben und voller Elan ins neue Jahr.
Ein paar Türen weiter wird ebenfalls gekramt und sortiert. Chefsekretärin Regina Lassen sortiert Akten aus und speichert die Daten aus dem Jahr 2004 auf CD-Rom. Frau Lassen will auf der Festplatte und in ihrem Kopf Platz schaffen für das neue Jahr.
Es gibt ziemlich viele Dinge, die man dann mal wegwerfen kann. Man ist auch froh: Viele Dinge sind dann wirklich erledigt und dann sagt man: Damit kann man abschließen. Das wird dann halt vernichtet und dann warten wir darauf, was das neue Jahr uns bringt!
Ob Chefsekretärin oder Pressesprecherin - all diese Berufsgruppen gehören zum Kundenkreis von Heidi Taeschner aus Düsseldorf. Ordnung am Arbeitsplatz anderer Leute zu schaffen, gehört für die Inhaberin einer Bürodienstleistungsfirma zum täglichen Brot. Dabei macht sie zunächst radikal "tabula rasa", wenn Sie zu Hilfe gerufen wird:
Wenn ich jetzt einen Schreibtisch aufräume oder abräume, mache ich ihn ganz leer, die Schubladen ganz leer, dann wird alles ordentlich gereinigt und dann eingeräumt, so wie man's braucht. Wir haben jetzt zum Beispiel hier diesen Schreibtisch gerade abgeräumt, alles in einen Karton gepackt und so wie ich das jetzt brauche, hole ich mir das aus diesem Karton wieder raus. Und sie werden sehen, wie wenig wir jetzt wieder brauchen.
Ist der Schreibtisch erstmal leer, empfiehlt Taeschner, sich dort nach Art der Brustschwimmer regelrecht "freizuschwimmen":
Wenn Sie wissen wollen, wie viel Platz Sie für die Arbeit überhaupt brauchen, dann setzen Sie sich vor Ihren Schreibtisch, ziehen einen Kreis mit ausgestreckten Armen. Dieser Platz sollte frei sein - nur für die Arbeit. Die andere Fläche, wo sie sowieso nicht so schnell hinkommen, da können Sie Ihre Ablagekörbchen postieren. In Griffweite muss das Telefon stehen.
Erst jetzt darf die Kiste mit den vielen Utensilien wieder hervorgeholt und der Schreibtisch bestückt werden:
Das sind die die üblichen Dinge wie Teasfilmabroller, ein Tacker, den jeder auf seinem Schreibtisch hat, ein Lineal, sehr wichtig: Büroklammern - ohne Büroklammern geht nichts - ein Locher, die Schere, Stifte in Hülle und Fülle, ein Klammerer und Brieföffner. Alles andere lassen wir erstmal drin.
Radikales Aussortieren ist das Hilfsmittel der Wahl gegen überladene Schreibtische, auf denen viele Menschen vergebens nach Unterlagen suchen. Ein weiteres Problem vieler Büromenschen ist, dass sie kein gutes System haben, nach dem sie ihre Unterlagen auf dem Schreibtisch sortieren. Und so soll es klappen:
Es müssen auf einem Schreibtisch maximal drei Körbchen stehen. Normal reicht das: Für den Eingang, für den Ausgang und was man aktuell bearbeitet und nicht sofort am selben Tag erledigen kann.
Taeschner empfiehlt, nur die Unterlagen zu dem Projekt auf dem Schreibtisch liegen zu haben, an dem man gerade arbeitet. So kann man sich auf die Sache voll und ganz konzentrieren. Hart aber wirkungsvoll: Am Ende eines jeden Arbeitstages wird komplett leer geräumt, damit der neue Tag nicht mit dem Ballast des alten beginnt. Auch wenn es darum geht, seinen Schreibtisch in eine Zettelwüste zu verwandeln empfiehlt Heidi Taeschner Disziplin.
Alle beklagen sich darüber, dass sie am Tag mit Hunderten von Notizzetteln arbeiten, die sie dann nachher verlieren und dann bleiben irgendwelche Dinge stecken, weil sie sie nicht bearbeiten können, wenn diese Notizen weg sind. Ja, und dafür gibt's natürlich das tolle Superbuch. Das ist ein ganz einfaches, gebundenes dickes Buch, das man unterteilt in zwei Spalten, "Datum" und "Was ist zu tun". Was ich abgearbeitet habe, streiche ich durch.
Die Tipps für die Ordnung auf dem Schreibtisch hören sich zunächst nach zusätzlicher Arbeit an statt nach Entlastung. Schließlich gibt es ja auch Leute, die sich nach der Devise: "Ordnung ist was für Dumme - das Genie beherrscht das Chaos" ganz gut durch den Alltag manövrieren. In diesem Zusammenhang ist es sicherlich interessant zu hören , dass die jetzige Profi-Aufräumerin Heidi Taeschner früher auch nicht so ordentlich war:
Ich bin es erst durch diese Tätigkeit geworden. Denn man kann geradezu süchtig nach Ordnung werden, wenn man nämlich weiß, wie sehr man sich damit Zeit erspart. Man findet alle auf Anhieb, man sucht nie wieder, man ärgert sich auch nicht mehr, wenn man was Wichtiges verloren hat. Ich habe natürlich bei mir angefangen. Und jetzt mache ich es eben für jeden, der das auch so ordentlich haben möchte.
Professionelle Hilfe beim Aufräumen im Büro bieten Sortierdienste in vielen deutschen Städten. Adressen findet man unter www.buero-sortierdienst.de