Brush up: E-Mails

O-Ton: Ich frage mich manchmal, was denn jetzt wirklich die korrekte Anrede ist. Ich mache das mehr aus dem Gefühl raus, wenn ich ein E-Mail schreibe. Aber ist es denn wirklich ganz korrekt zu schreiben "Dear Mr Soundso", oder müsste ich das irgendwie noch netter formulieren?

Ian McMaster: Für den ersten Kontakt würde ich eher förmlich sein. Deshalb würde ich schreiben "Dear Mr Smith" oder "Dear Ms", diese Ms auf Englisch, das ist eine neutrale Form für eine Frau, ob sie verheiratet ist oder nicht. Das würde ich durchaus benutzen mit den Nachnamen. Wenn diese Person zum Beispiel aus Amerika oder Australien dann zurückschreibt und unterschreibt mit dem Vornamen, kann ich vielleicht das dann bei der nächsten E-Mail machen. Aber wenn man unsicher ist, kann man schreiben "Dear Vorname Nachnahme", zum Beispiel "Dear John Smith", "Dear Mary Roberts". Es ist so eine sichere Form, so halbwegs zwischen förmlich und locker.

Maleike: Wenn man aber gar nicht weiß, ob das Mann oder Frau ist, wenn man keinen konkreten Adressaten hat, schreibt man ja im Deutschen "Sehr geehrte Damen und Herren".

McMaster: Ja, da gibt es diesen Begriff auf Englisch "Dear Sir or Madam" oder "Dear Madam or Sir". Man kann es dann umdrehen, wenn man will. Natürlich ist es am besten, wenn man rausfinden kann, welches Geschlecht der Geschäftspartner hat. Wobei, das ist auch nicht einfach. Aus manchen Ländern kann man auch von den Namen gar nichts erkennen.

Maleike: Wenn man sich im Ton verwählt, ist das schlimm?

McMaster: Ich glaube, die meisten Briten, die meisten Amerikaner sind sehr tolerant, was die Sachen anbelangt, weil eines ist sicher oder fast sicher. Sie als Deutsche sprechen und schreiben viel besser Englisch als Ihre Geschäftspartner deutsch sprechen oder schreiben können. Das heißt, Sie sind schon von vornherein im Vorteil. Es kann natürlich sein, dass der Ton etwas zu direkt vielleicht wirkt auf den Geschäftspartner. Deshalb ist es gar nicht so schlecht, wenn man versucht, die eigene Sprache etwas weicher zu machen, anstatt direkte Befehle ein bisschen mehr could/would, diese Softness, wie die heißen, einzubauen.

Maleike: Das heißt, man muss schauen, wenn man schreibt, dass man öfter eben auch noch mal Höflichkeitsfloskeln einbaut, auch wenn sie einem vielleicht gar nicht so als Naturell entsprechen?

McMaster: Ja, das kann ein Problem sein. Es gibt Kulturen, nicht nur in Deutschland, sondern ich habe neulich gehört, in Pakistan ist es nicht so üblich, ständig sich bei dem Partner für Sachen zu bedanken. Die Leute da tun sich dann schwer, auf Englisch das aufzusetzen. Und es kann für den einen oder anderen Deutschen auch schwierig sein. Das ist keine Kritik, das ist einfach ein kultureller Unterschied. Trotzdem würde ich dazu raten zu schauen, dass man eher etwas indirekter in der Sprache ist, weil das wirkt höflicher. Und wenn man unsicher ist, wie der eigene Brief oder eine E-Mail wirkt, dann zeigt man es vielleicht jemanden, der entweder Native Speaker ist oder jemand, der sehr erfahren ist und vielleicht im Ausland war, wie wirkt das eigentlich auf dich, auf Sie, was ich da schreibe.

Maleike: Sicherlich sind ja auch Smileys und solche Dinge vielleicht einem späteren Kontakt zu Gesprächspartnern oder Geschäftspartnern erlaubt, aber natürlich nicht beim ersten Kontakt?

McMaster: Würde ich nicht gleich am Anfang übertreiben. Ich habe auch früher gesagt, die soll man gleich weglassen. Aber ich habe meine Meinung geändert, weil sie spielen eine wichtige Rolle. Weil wir wissen, dass oft in der schriftlichen Kommunikation Missverständnisse entstehen, weil man sieht keine Mimik, man weiß nicht, wie irgendwas gemeint war. War das witzig oder war das ernst gemeint? Deshalb diese Smileys können ganz wichtig sein, um einfach klarzumachen, das habe ich nicht ganz ernst gemeint, oder da habe ich versucht, lustig zu sein. Deshalb, ich würde nicht sagen, nie benutzen, nur nicht übertreiben und nicht gleich am Anfang von einer Geschäftsbeziehung, dass Sie unter jeder E-Mail Ihr Smiley einfach reinschreiben.

Maleike: Kurz und bündig gilt für E-Mails ja eigentlich immer, gilt auch für englischen E-Mails, oder?

McMaster: Ja, kurz und bündig ist gut, nicht zu knapp, dass es unhöflich wirkt, aber keine großen, langen Sätze mit 20 Nebensätzen. Das wäre ein guter Tipp. Nicht schreiben, was man nicht sagen würde. Nicht denken, dass man im E-Mail einfach locker sein kann und alles tun, weil man irgendwie gehört hat, die Amerikaner oder die Australier sind locker. Und ich würde auch dazu raten, dass die üblichen Standardfloskeln, die man bei Briefen benutzt, die auch zu lernen und die auch einzusetzen bei E-Mails, weil die geben Ihrer E-Mail eine gewisse Struktur.

Maleike: Welche wären das zum Beispiel?

McMaster: Zum Beispiel "I’m writing to enquire about" oder "We would like to confirm the order for", "I would be grateful, if you could". Das sind solche Floskeln. "I look forward to seeing you/look forward to meeting you next week", dies sind so Standardfloskeln. Da braucht man nicht lange drüber nachzudenken, die kann man einfach sehr oft benutzen.

Maleike: Und E-Mail ist wahrscheinlich die Hauptkommunikationsstrecke?

McMaster: Mittlerweile schon. Ich meine, viele Briefe werden noch geschickt. Viele Faxe werden noch geschickt. Es wird unterschätzt. Aber im Alltag, wir wissen, das E-Mail ist das Kommunikationsmittel, das am meisten benutzt wird, wenn Deutsche Englisch benutzen im Beruf.

Maleike: Ian McMaster, vielen Dank für heute! Morgen geht es weiter mit der Englischen Woche hier bei "Campus und Karriere". Und unser Thema morgen wird Telefonverhalten sein, english telephoning. Was sind die Stichworte, über die wir morgen reden werden?

McMaster: Wichtig beim Telefonieren ist natürlich, gut vorbereitet zu sein, wenn es überhaupt möglich ist, selber den Zeitpunkt aussuchen, was nicht immer möglich ist. Und Sie müssen irgendwie kompensieren, für die Tatsache, dass Sie den Geschäftspartner nicht sehen können.

Maleike: Und wie man das am besten anstellt, das hören wir morgen. Infos zur Englischen Woche stellen wir auch ins Internet.