Eigentlich geht es bei Eingangsbestätigungen nur um eine kleine Information, darum, danke zu sagen, dass die Bewerbung eingegangen ist und dass man noch einige Zeit benötigt, bis man sie bearbeitet.
"Wir haben hier ein Beispiel, da heißt es nach der Grußzeile, vielen Dank für Ihre Bewerbung vom soundsovielten. Wir brauchen für die Bearbeitung noch etwas Zeit und melden uns dann wieder bei Ihnen. Mit freundlichem Gruß. Das kann man so machen, aber das ist für meinen Geschmack schon ein bisschen zu unfreundlich."
Manfred Böcker berät Unternehmen in Kommunikationsfragen. Und ist der Meinung: Das Eingangsschreiben ist mehr als nur eine Information. Personalmanager sollten sich darüber hinaus fragen: Wie hinterlasse ich beim Bewerber einen möglichst guten Eindruck?
"Ich denke mal, Herzlichen Dank könnte man da machen oder man könnte sich auch für das Interesse bedanken, etwa Ihre Online-Bewerbung hat uns erreicht oder Ihre Bewerbung hat uns erreicht. Herzlichen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Das finde ich einfach gut, wenn man da signalisiert, wir erkennen das an oder wir wertschätzen das, dass Sie sich bei uns beworben haben."
Das Eingangsschreiben ist schließlich so etwas wie eine Visitenkarte des Unternehmens. Deshalb haben die Unternehmensberatungen Terra, Kienbaum und Refline einen Wettbewerb ins Leben gerufen: Sie suchen die besten Eingangsbestätigungen. Und weil es darum geht, den Bewerbern einen Vorgeschmack auf den möglichen Arbeitgeber zu vermitteln, haben sie diese Schreiben kurzerhand Aperitif-Briefe genannt, sagt Terra-Beraterin Nadine Reich.
"Der Bewerber wird auf jeden Fall im weiteren Prozess das Unternehmen auch daran messen, wie ist man mit ihm umgegangen. Hat man ihn wirklich willkommen geheißen, hat man ihn hervorgehoben, weckt man vielleicht mit dem Aperitif-Brief auch Vorfreude auf mehr."
Das Problem: Die Aperitif-Briefe sind Standardschreiben, die massenhaft verschickt werden. Bei Konzernen kommen pro Jahr um die 200.000 Eingangsschreiben zusammen. Da kann man sich nicht jedes Mal fragen: Was schreibe ich denn nun und wie kann ich speziell auf diesen Bewerber eingehen? Unternehmen müssen sich auf einige kurze Zeilen beschränken – die aber durchaus aufgepeppt werden können, sagt Nadine Reich:
"Es gibt aber auch Unternehmen, die haben sich wirklich Gedanken darüber gemacht, wie stelle ich mich dar und die gehen einfach so ein bisschen darüber hinaus, indem sie vielleicht etwas Augenzwinkerndes oder etwas Humorvolles mitgeben oder wir haben sogar eine Einsendung erhalten von einem Unternehmen, die schicken ein kleines Give-away mit. Da ist dann ein kleines Päckchen Tee oder Kaffee dabei mit einem netten Spruch, der den Bogen spannt von der Bewerbung zu dieser kleinen Beigabe, die der Bewerber erhält und ich bin mir sicher, selbst wenn er 50 Bewerbungen geschrieben hat und hat 50 Bestätigungsschreiben bekommen, dieses wird er besonders positiv in Erinnerung behalten."
Doch nicht jedes Extra hat auch automatisch eine gute Wirkung. Wenn Bewerber das Gefühl bekommen, Zielscheibe von plumper Werbung zu werden, können sie auch die Lust am Unternehmen verlieren. Und diese Praxis ist gar nicht so unüblich, sagt Inga Häusler vom Kölner Weiterbildungsinstitut InBIT.
"Das fängt ja schon damit an, dass viele Annoncen geschaltet werden aus reinen Imagegründen. Das heißt, es wird eine Annonce geschaltet, um das Gefühl zu erwecken, bei uns ist noch was zu holen, wir haben ganz viele Stellen zu besetzen, wir sind am Expandieren und tatsächlich gibt es keine Stellen, die dahinter sind. Um diesen Schein oder um dieses Image aufrecht zu erhalten, gibt es Aperitif-Schreiben, die in Anführungsstrichen auch das Unternehmen verkaufen und nach vier Wochen folgt dann an alle Bewerber eine Absage. Das ist nicht unbedingt unüblich."
Es ist also ein schmaler Grat, auf dem sich Personalmanager bewegen: Sie sollen zwar mit den Eingangsbestätigungen das Unternehmen geschickt vermarkten, dürfen aber keine billige Werbung machen, sagt auch Bewerberberater Manfred Böcker.
""Wenn ich eine Bewerbung schicke und dann eine Botschaft bekomme, die sich an Kunden richtet, zum Beispiel, besuchen Sie doch mal eines unserer Autohäuser, im übrigen, dann ist das für mich unseriös als Bewerber. Dann empfinde ich das als unseriös, weil ich habe mich schließlich nicht um ein Produkt bemüht, sondern meine Arbeitskraft angeboten. Da würde ich einfach sagen, diese Art von Marketing soll eigentlich draußen bleiben.""
Der Wettbewerb zur Suche um das beste Aperitif-Schreiben geht noch bis zum 25. August.
"Wir haben hier ein Beispiel, da heißt es nach der Grußzeile, vielen Dank für Ihre Bewerbung vom soundsovielten. Wir brauchen für die Bearbeitung noch etwas Zeit und melden uns dann wieder bei Ihnen. Mit freundlichem Gruß. Das kann man so machen, aber das ist für meinen Geschmack schon ein bisschen zu unfreundlich."
Manfred Böcker berät Unternehmen in Kommunikationsfragen. Und ist der Meinung: Das Eingangsschreiben ist mehr als nur eine Information. Personalmanager sollten sich darüber hinaus fragen: Wie hinterlasse ich beim Bewerber einen möglichst guten Eindruck?
"Ich denke mal, Herzlichen Dank könnte man da machen oder man könnte sich auch für das Interesse bedanken, etwa Ihre Online-Bewerbung hat uns erreicht oder Ihre Bewerbung hat uns erreicht. Herzlichen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Das finde ich einfach gut, wenn man da signalisiert, wir erkennen das an oder wir wertschätzen das, dass Sie sich bei uns beworben haben."
Das Eingangsschreiben ist schließlich so etwas wie eine Visitenkarte des Unternehmens. Deshalb haben die Unternehmensberatungen Terra, Kienbaum und Refline einen Wettbewerb ins Leben gerufen: Sie suchen die besten Eingangsbestätigungen. Und weil es darum geht, den Bewerbern einen Vorgeschmack auf den möglichen Arbeitgeber zu vermitteln, haben sie diese Schreiben kurzerhand Aperitif-Briefe genannt, sagt Terra-Beraterin Nadine Reich.
"Der Bewerber wird auf jeden Fall im weiteren Prozess das Unternehmen auch daran messen, wie ist man mit ihm umgegangen. Hat man ihn wirklich willkommen geheißen, hat man ihn hervorgehoben, weckt man vielleicht mit dem Aperitif-Brief auch Vorfreude auf mehr."
Das Problem: Die Aperitif-Briefe sind Standardschreiben, die massenhaft verschickt werden. Bei Konzernen kommen pro Jahr um die 200.000 Eingangsschreiben zusammen. Da kann man sich nicht jedes Mal fragen: Was schreibe ich denn nun und wie kann ich speziell auf diesen Bewerber eingehen? Unternehmen müssen sich auf einige kurze Zeilen beschränken – die aber durchaus aufgepeppt werden können, sagt Nadine Reich:
"Es gibt aber auch Unternehmen, die haben sich wirklich Gedanken darüber gemacht, wie stelle ich mich dar und die gehen einfach so ein bisschen darüber hinaus, indem sie vielleicht etwas Augenzwinkerndes oder etwas Humorvolles mitgeben oder wir haben sogar eine Einsendung erhalten von einem Unternehmen, die schicken ein kleines Give-away mit. Da ist dann ein kleines Päckchen Tee oder Kaffee dabei mit einem netten Spruch, der den Bogen spannt von der Bewerbung zu dieser kleinen Beigabe, die der Bewerber erhält und ich bin mir sicher, selbst wenn er 50 Bewerbungen geschrieben hat und hat 50 Bestätigungsschreiben bekommen, dieses wird er besonders positiv in Erinnerung behalten."
Doch nicht jedes Extra hat auch automatisch eine gute Wirkung. Wenn Bewerber das Gefühl bekommen, Zielscheibe von plumper Werbung zu werden, können sie auch die Lust am Unternehmen verlieren. Und diese Praxis ist gar nicht so unüblich, sagt Inga Häusler vom Kölner Weiterbildungsinstitut InBIT.
"Das fängt ja schon damit an, dass viele Annoncen geschaltet werden aus reinen Imagegründen. Das heißt, es wird eine Annonce geschaltet, um das Gefühl zu erwecken, bei uns ist noch was zu holen, wir haben ganz viele Stellen zu besetzen, wir sind am Expandieren und tatsächlich gibt es keine Stellen, die dahinter sind. Um diesen Schein oder um dieses Image aufrecht zu erhalten, gibt es Aperitif-Schreiben, die in Anführungsstrichen auch das Unternehmen verkaufen und nach vier Wochen folgt dann an alle Bewerber eine Absage. Das ist nicht unbedingt unüblich."
Es ist also ein schmaler Grat, auf dem sich Personalmanager bewegen: Sie sollen zwar mit den Eingangsbestätigungen das Unternehmen geschickt vermarkten, dürfen aber keine billige Werbung machen, sagt auch Bewerberberater Manfred Böcker.
""Wenn ich eine Bewerbung schicke und dann eine Botschaft bekomme, die sich an Kunden richtet, zum Beispiel, besuchen Sie doch mal eines unserer Autohäuser, im übrigen, dann ist das für mich unseriös als Bewerber. Dann empfinde ich das als unseriös, weil ich habe mich schließlich nicht um ein Produkt bemüht, sondern meine Arbeitskraft angeboten. Da würde ich einfach sagen, diese Art von Marketing soll eigentlich draußen bleiben.""
Der Wettbewerb zur Suche um das beste Aperitif-Schreiben geht noch bis zum 25. August.